Qu’est-ce que l’ECM ?

De nombreuses entreprises utilisent des milliers de données chaque jour, dans le cadre de leur activité. Photo, vidéo, textes, contenus digitaux variés… Pour pouvoir les gérer mais aussi les utiliser de façon optimale, elles peuvent recourir à des outils comme Heysquid. Apprenez-en plus sur les ECM, leur intérêt, leurs avantages…

Définition d’un ECM

Comme l’indique le cabinet Gartener, L’ECM (ou Enterprise Content Management) est

« une solution qui permet de créer, stocker, distribuer, rechercher, archiver et gérer les contenus non-structurés (comme les documents scannés, les mails, les documents bureautiques, les images) et permettre à l’entreprise de faire circuler cette information efficacement aux collaborateurs qui est en ont besoin”.

En d’autres termes, un ECM permet de conserver et de valoriser les différents contenus produits et de s’en servir. Il permet de collecter les données (la data), de les centraliser, de les hiérarchiser et de les rendre accessibles.

Les fonctions d’un ECM en détails

Pour être complet, un ECM englobe différents besoins en matière de gestion de données et propose des fonctionnalités complémentaires pour les optimiser.

La gestion électronique des documents (GED)

La première fonction de l’ECM est de centraliser l’ensemble de vos documents quel que soit leur format (documents bureautiques, images, composites, formats éditiques…). Pour cela, il va les acquérir par différents canaux (numérisation, messagerie, postes de travail, serveurs partagés, portail…). Il va ensuite vous permettre de :

• Sécuriser leur stockage,
• Accéder aux informations et documents depuis n’importe où et à tout moment,
• Structurer et classer les données,
• Rechercher facilement un document grâce à une indexation poussée,
• Transférer, vérifier et valider vos données dans un workflow,
• Opérer un suivi des actions.

La production de contenus (Component Content Management System)

Grâce à un ECM performant, vous serez en mesure de produire du contenu plus facilement. Et ce, grâce à un CCMS. Vous pourrez ainsi :

• Profiter d’une interface de rédaction et travailler la structure de vos documents,
• Concevoir un maillage entre vos différents contenus,
• Mettre en place des projets de rédaction collaboratifs,
• Mettre à jour et traduire facilement vos contenus,
• Consulter et gérer vos documents,
• Publier vos contenus sur différents canaux.

Mettre en place et piloter des processus

Un ECM peut également intégrer une fonction de Business Process Management (BPM). Cela est particulièrement utile pour mettre en place des processus métiers complexes et les piloter. Ainsi, vous serez en mesure de :

• Modéliser vos processus métiers en décrivant les différentes étapes et exceptions et en instaurant des règles de routage,
• Exécuter ces processus en déployant les tâches de manière automatisée grâce à une connexion avec votre système d’information,
• Effectuer un contrôle des processus et un suivi des tâches,
• Améliorer vos processus actuels pour optimiser votre productivité.

ECM et conformité RGPD

Pour être conforme à la loi, l’ECM que vous allez choisir doit être en conformité avec la réglementation RGPD. Pour cela, il doit impérativement :

• Proposer une localisation des données RGPD sur le territoire de l’Union Européenne,
• Garantir le droit à l’oubli et permettre la suppression des données liées à une personne à sa demande,
• Permettre une cartographie des données RGPD pour identifier facilement les personnes et leurs spécificités,
• Opérer une sécurisation des données personnelles en instaurant un accès sécurisé, une traçabilité et une notification en cas de violation des données.

Toute entreprise qui drive de grands volumes de documents et de données, se doit de les optimiser pour pouvoir les valoriser. Ces éléments peuvent être des ressources indispensables pour sa productivité ou sa croissance. Il est donc nécessaire de les structurer. Grâce à un ECM, il est désormais possible de centraliser, organiser, gérer et diffuser ses documents et données. Le tout, de manière fluide, automatisée et intuitive.