Comment fonctionne la dématérialisation des actes administratifs ?
La dématérialisation est une étape conséquente des avancées technologiques constantes. Elle concerne aussi bien les entreprises privées que le secteur public. S’agissant des administrations publiques, c’est le projet d’Aide au Contrôle et à la Transmission Electronique Sécurisée (ACTES) qui met en place cette dématérialisation.
Le projet ACTES
Ce projet concerne la transmission des documents et des actes administratifs soumis à un contrôle de légalité. Il vise les collectivités territoriales décentralisées. Son objectif est d’améliorer la productivité des services publics ainsi que la qualité des services rendus.
ACTES promeut une dématérialisation poussée à tous les niveaux, de la télétransmission jusqu’à la réception des documents, mais également leur archivage au niveau de la collectivité.
Le contrôle de la légalité des documents s’effectue à deux niveaux : lors de l’émission des actes, au niveau des collectivités décentralisées puis lors de leur réception, au niveau des préfectures, sous-préfectures etc. Un référent ACTES se situe au niveau de la préfecture pour gérer entre autres l’organisation de la procédure de dématérialisation.
Le fonctionnement de la dématérialisation des actes administratifs
La dématérialisation des actes et documents administratifs s’effectue dans le cadre du contrôle de légalité par les collectivités. La transmission électronique de ces actes et documents autorise un contrôle à différents niveaux ainsi que le partage de ces premiers d’une manière plus sécurisée entre les différentes parties concernées.
C’est au niveau de la collectivité que s’effectue le contrôle des actes et des documents administratifs. Grâce à un réseau de collecte, la transmission des actes et des documents administratifs est facilement accessible en ligne par les différentes parties. Derrière ce service en ligne, il y a des opérateurs de transmission qui se servent d’outils électroniques adaptés pour cette transmission sécurisée et facilitée. Ces dispositifs, tel que ce logiciel à destination des mairies, ont été conçus pour accompagner les administrations dans ce changement et cette modernisation de l’émission des actes administratifs. Ce réseau de collecte offre une facilité de télétransmission de tous les documents et actes administratifs, au format PDF, au sein de la préfecture. Bien entendu, cet envoi ne peut s’effectuer qu’après le contrôle de légalité et contrôle budgétaire.
Une fois la transmission réalisée, la préfecture et les autres services déconcentrés de l’Etat peuvent avoir accès aux documents et procéder à un second contrôle de légalité.
Les étapes de la dématérialisation
Comme tout changement majeur au niveau du fonctionnement d’une entreprise ou d’une administration, le passage à la dématérialisation requiert des moyens financiers et humains conséquents. C’est ainsi qu’il convient de mettre en place un comité qui prend en charge la télétransmission, puis de faire sienne les diverses normes d’échange du projet : standards, protocoles etc. Suite à cela, l’administration devra, toujours en se conformant aux normes d’échange, trouver un partenaire pour la télétransmission des actes et documents administratifs. Enfin, il lui faudra instaurer une collaboration avec l’Etat central à travers ses représentants.
Bien que destinée à faciliter l’accès aux documents administratifs pour les usagers, la mise en place de cette procédure de dématérialisation se révèle être difficile et complexe.
