Signature électronique en entreprise : Pourquoi miser sur cet outil digital ?
Le développement de la digitalisation a changé radicalement le mode de fonctionnement des entreprises. Ainsi, la transformation numérique est de nos jours indispensable pour tout organisme (peu importe son secteur d’activité ou sa taille) qui souhaite accroitre sa visibilité, fidéliser sa clientèle, et ainsi faire face à la concurrence. Si vous n’intégrez pas les technologies digitales à l’ensemble de vos stratégies, vos concurrents le feront, et vos clients se tourneront alors vers ceux-ci, vous laissant à la traîne.
En effet, ces outils numériques ont l’avantage de faciliter les processus métier et sont conçus pour offrir une meilleure expérience client. C’est le cas de la signature électronique qui est une nouvelle alternative numérique pour les entreprises d’authentifier leurs documents. Avec cette technologie, fini le temps où l’obtention des signatures de tiers ou de plusieurs signataires se transformait en un vrai parcours de combattant.
Il s’agit d’un véritable atout pour les établissements professionnels qui souhaitent faciliter leurs procédures et se positionner dans la sphère numérique. Découvrez, dans cet article, les meilleurs atouts dont vous pouvez jouir si vous optez pour la signature électronique pour votre société.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique (également appelée signe numérique) repose sur un système de clés de chiffrement et des processus complets d’identification permettant de signer un document à distance. Elle représente pour le document numérique ce que la signature classique représente pour un document papier. La signature électronique est un outil mis en place pour donner une importance légale aux documents numériques.
En d’autres termes, cette technologie permet d’assurer la non-répudiation d’un document numérique et d’en authentifier l’auteur. Cela permet au signataire de donner une approbation reconnue juridiquement sur un dossier électronique. Mais il est important de choisir une solution fiable pouvant garantir l’authenticité de vos documents. Notez que tous les types de fichiers ont la possibilité d’être signés de façon numérique (Documents Word, PDF, jpg, XML, etc.)
Quels sont les avantages d’une signature électronique pour une entreprise ?
Ce moyen légal d’obtenir une autorisation pour les documents électroniques présente plusieurs bénéfices pour les entreprises. Découvrons-les ensemble.
Un gain de temps
Le gain de temps est le principal avantage lié à l’utilisation de la signature numérique au sein d’une entreprise. En effet, l’entreprise va économiser un temps précieux en utilisant cet outil digital moderne. Désormais, il n’est plus nécessaire d’organiser des voyages ou des réunions pour obtenir une signature.
Peu importe l’endroit où se trouve le signataire, la signature électronique peut être obtenue immédiatement. Toutes les transactions se font via mail ou autres flux numériques comme WhatsApp, SMS ou à travers un lien qui renvoie sur le site de l’entreprise. Avec cette solution moderne, l’entreprise est en mesure de traiter des contrats avec ses clients en ligne sans avoir besoin de se déplacer.
En entreprise, surtout pour les sociétés situées sur plusieurs étages, la signature électronique s’avère très pratique. Par exemple, pour signer un procès-verbal, le dactylographe n’est plus obligé de faire le tour entre le bureau du directeur, le bureau du secrétaire, le bureau du comptable et le bureau des relations publiques avant d’avoir leur aval.
Les documents officiels circulent librement grâce à l’adoption de signature électronique. Cette fluidité permet aux employés de travailler mieux. La productivité augmente grâce à la rapidité de gestion que confère la signature électronique. Toutes les formalités peuvent s’effectuer à distance, et ce, en toute simplicité.
Il s’agit également d’un gain de temps important pour les clients. En effet, habituellement, le client doit se déplacer pour signer un contrat s’il souhaite que son achat soit finalisé. Avec la signature électronique, il peut signer le document électroniquement à tout moment.
Une solution pour améliorer l’image de l’entreprise
La signature électronique est une invention qui facilite l’organisation de l’entreprise tout en participant à la modernisation de son image. Généralement, les établissements qui utilisent cet outil sont perçus comme étant à la pointe de la technologie. Par ailleurs, la signature électronique est un gage de sécurité pour les signataires.
Grâce au procédé cryptographique asymétrique dont elle bénéficie, cela permet de garantir l’authenticité et la sécurité d’un document. Vous devez savoir qu’il est quasiment impossible de falsifier des documents signés de façon numérique. Cela s’explique par le fait qu’une empreinte numérique est apposée au document original, ce qui fait que la moindre modification est immédiatement détectée.
De plus, la signature électronique ne peut pas être copiée ou réécrite. Tout ceci confère une certaine notoriété et un grand sérieux à l’entreprise, ce qui renforce et solidifie les liens avec le client.
Une meilleure gestion des documents
L’utilisation d’une signature numérique permet d’avoir ses documents sous forme numérique. Ceci débarrasse l’entreprise des systèmes d’archivage du papier. La société n’aura plus à gérer une tonne de dossiers encombrants. Elle pourra ainsi avoir une base de données sécurisée, fiable et sans protocole en ligne.
La signature électronique permet aussi aux différentes structures de ne plus être confrontées à certains soucis juridiques et financiers dans la gestion des documents administratifs.
Une réduction des frais connexes
La réduction des dépenses liées à la gestion des contrats et autres documents est un autre avantage de l’adoption de la signature électronique entreprise. Désormais, plus de frais pour les voyages ou pour le transport de colis dans le cadre des signatures de contrats. Même chose pour les frais d’impression des documents à signer.
Ce n’est pas tout, il existe d’autres raisons d’appliquer la signature électronique dans votre entreprise, notamment :
- La réduction de l’empreinte écologique : la digitalisation des documents permet la réduction du papier en entreprise ;
- Le gain de place : il y a moins de documents à stocker ;
- L’utilisation universelle : elle tend à se généraliser ;
- L’élimination des risques de perte de documents.
En conclusion, la signature électronique, même si elle est encore méconnue par certaines entreprises, constitue une véritable révolution qui participe à la professionnalisation des services des entreprises.
