Processus métier et logiciel de workflow : en route vers l’efficacité opérationnelle

La gestion des processus métier, le recours à des logiciels de workflow et la digitalisation des entreprises en général ont eu un impact majeur sur leur fonctionnement. La manière dont ces organisations planifient, exécutent et optimisent leurs opérations ont largement évolué.

Automatisation des tâches, rationalisation des activités, amélioration de l’efficacité globale…sont devenus des termes et objectifs communs dans le monde des entreprises.

Cet article vous propose d’en savoir plus sur les processus métier et la digitalisation des entreprises.

Mieux comprendre l’importance des processus métier

Un processus métier décrit la manière dont est réalisé le travail depuis le début jusqu’à l’obtention du produit, service ou résultat escompté. Il s’agit d’une séquence de tâches liées qui sont accomplies au sein de l’entreprise en vue d’atteindre un objectif spécifique.

Le rôle central des processus métier au sein des entreprises

Si les processus métier occupent une place centrale dans le bon fonctionnement d’une entreprise, c’est entre autres pour ces raisons :

• Une grande efficacité opérationnelle : par le biais des processus métier, l’entreprise organise et structure ses activités pour atteindre une efficacité optimale. Les étapes étant clairement définies et certaines tâches automatisées, ceci permet à l’entreprise d’accomplir ses objectifs plus rapidement et de manière plus cohérente.
  
• Une meilleure qualité : par la standardisation des processus, l’entreprise réduit les risques d’erreurs humaines, facilite la détection des problèmes, assure des résultats cohérents et maintient ainsi des normes de qualité plus élevées.
  
• Une satisfaction client plus élevée : des produits et services de qualité, fournis en un délai plus bref, voilà qui est largement suffisant pour augmenter la satisfaction de la clientèle.
  

• Une réduction des coûts : en identifiant les problèmes et les inefficacités, et en automatisant les tâches, l’entreprise a l’occasion d’économiser des ressources et de gagner du temps : ce qui permet de réduire les coûts opérationnels.
  
• Plus de flexibilité, une définition des indicateurs de performance (KPI) ou encore la conformité aux normes et réglementations font également partie des raisons pour lesquelles les processus métier tiennent une place si importante au sein d’une entreprise.
  

La modélisation des processus métier sous forme de workflow

La modélisation offre une représentation visuelle plus claire des étapes à suivre dans un processus métier, comme avec le moteur de workflow de l’éditeur Bueway. Si les entreprises ont recours à ce système, c’est qu’il offre un certain nombre d’avantages loin d’être négligeables :

• Une clarté visuelle : les différentes étapes et tâches d’un processus apparaissent de manière beaucoup plus claire dans un workflow, sous forme de diagramme visuel.
  
• Une communication simplifiée : tous les membres de l’entreprise et les parties intégrantes du projet peuvent se voir communiquer les détails du processus de manière plus simple et plus fluide. Chacun peut voir l’articulation des différentes parties du processus.
  
• Identification des problèmes : un workflow permet de repérer plus facilement les points d’inefficacité comme les goulets d’étranglement, les étapes redondantes, etc.
  
• Autres raisons d’effectuer une modélisation sous forme de workflow : un workflow facilite l’orientation des nouveaux salariés, la mise en œuvre d’une automatisation de tâches et la gestion du changement.

La digitalisation des entreprises

Ce qui est certain, c’est que les grandes et moyennes entreprises ont compris l’importance de la digitalisation pour rester compétitives sur le marché. 

Attention, se digitaliser ne se résume pas à créer un site internet et s’équiper d’un logiciel de gestion. La digitalisation va bien au-delà, intégrant l’idée d’une transformation de l’ensemble des procédés de travail. Ces derniers doivent être repensés afin de gagner en compétitivité, induisant de fait une réorganisation profonde des opérations et une optimisation des séquences d’activités. 

C’est peut-être ce volet de la digitalisation qui a laissé les entreprises françaises se laisser devancer par nombre de concurrentes au sein de l’Europe. Les entreprises hexagonales sont en effet connues pour leur lourde bureaucratie et leur rigidité opérationnelle. La France ne fait pas partie des leaders de la digitalisation en Europe, loin derrière le moteur danois notamment.

Il reste donc encore de la marge au niveau des leviers d’optimisation, notamment sur le plan de l’analyse des données, de la formation des employés aux nouvelles technologies, de l’intégration des mesures de sécurité et de conformité, et de la mise en place d’une culture d’amélioration continue encourageant les entreprises à évaluer leurs processus de manière régulière.

Les méthodes et solutions informatiques

Dans le domaine de la gestion des processus métier, plusieurs méthodes et solutions informatiques ont fait leurs preuves depuis des années.

• La cartographie des activités qui vise à identifier, documenter et visualiser les diverses activités dans une entreprise.
• La modélisation des processus qui fournissent une représentation graphique des étapes, flux et interactions d’un processus métier.
• La mise en place de portails internes qui facilitent l’accès à l’information, aux outils et aux processus internes.

Parmi les solutions informatiques, on peut citer les systèmes de gestion de workflow, les logiciels de BPM, les plateformes de collaboration, etc.

Souvent combinées pour fournir une approche holistique de la gestion des processus métier, ces méthodes et solutions informatiques ont été utilisées de manière efficace comme outils de transformation numérique.