Pourquoi s’équiper d’un logiciel de caisse enregistreuse ?
Petit épicier de proximité ou grandes chaînes de distribution, tout magasin peut trouver son intérêt à s’équiper d’un logiciel de caisse enregistreuse.
Dans cet article, nous verrons les fonctionnalités de ce logiciel ainsi que les avantages de disposer d’un tel outil pour un magasin.
Fonctionnalités du logiciel de caisse enregistreuse
Le logiciel de caisse enregistreuse est équipé de plusieurs fonctionnalités, en voici quelques unes.
1. facturation
Un logiciel de caisse enregistreuse permet d’enregistrer les transactions de vente et d’achat et d’émettre des factures.
Suite à la transaction, le produit est déduit de l’inventaire qui est automatiquement mis à jour. Le suivi des produits s’effectue en temps réel. Les factures restent accessibles et consultables en tout temps en se connectant au logiciel via un smartphone ou une tablette.
2. gestion de l’ inventaire
Avec un logiciel de caisse enregistreuse, le gérant peut consulter son stock en temps réel. Pas besoin d’aller regarder physiquement les produits en stock, ni passer sur son ordinateur pour voir ce qui est disponible ou ce qui manque.
De plus, cela facilite énormément la tenue des bilans de l’entreprise et les contrôles.
3. gestion des commandes
Lorsqu’un client souhaite commander un article qui n’est plus disponible en stock, il est facile de gérer ce problème avec le logiciel : il suffit de scanner le code de l’article en question, le noter dans le dossier du client et l’informer lorsqu’il sera de nouveau disponible.
Quand il s’agit pour l’entreprise d’effectuer une commande auprès de ses fournisseurs il en est de même : scanner les produits en rupture de stock, y indiquer les informations nécessaires et envoyer la commande.
4. rapports chiffrés
Le logiciel de caisse enregistreuse fournit des rapports très précis et individualisés. Il peut s’agir de rapports relatifs à la comptabilité, aux ventes, au stock… Toutes ces données permettront de réaliser un bilan de l’entreprise pour une période donnée et d’analyser son évolution. Ce sont des rapports qui sont crées automatiquement, sans besoin d’intervention du gérant, si ce n’est pour paramétrer les domaines pour lesquels il voudra des statistiques : prix, achats, inventaires …
5. la gestion multi-magasins
Certains logiciels permettent de gérer plusieurs magasins. Ils ont la capacité de regrouper plusieurs magasins en les concentrant en un seul point, tout en personnalisant les paramètres pour chacun des points de vente. C’est un fonctionnement sur un système de boutique centrale et boutiques annexes. L’intérêt est que, pour une entreprise qui dispose de plusieurs points de vente, elle pourra synchroniser les réglages pour tous à partir de la boutique centrale.
Ce genre de logiciels intéresse surtout les franchises, les chaînes corporatives etc.
Quels sont les avantages du logiciel de caisse enregistreuse ?
L’utilité principale de ce logiciel est le gain en productivité de l’entreprise. Ce gain se construit sur plusieurs avantages apportés par le logiciel :
- Un contrôle des stocks en temps réel : le gérant du point de vente peut à tout moment savoir ce qui est disponible et ce qui est en rupture de stock. Cela lui permet donc d’anticiper les besoins prochains et faire ses commandes avant qu’il ne se retrouve en incapacité de répondre à la demande.
- Un réapprovisionnement plus rapide : dès lors qu’il n’est plus en stock, le produit est signalé et même visible bien avant la rupture, ainsi l’entreprise peut anticiper ses commandes, les grouper, mieux s’organiser pour remplir à nouveau son stock.
- Une queue d’attente plus fluide : le logiciel, plus intuitif, avec une vision plus large, aide à améliorer la vitesse de défilement des clients à la caisse.
- Une homogénéité de la politique pour les multi-magasins. Pour les entreprises qui désirent se servir du logiciel pour une chaîne de magasins, il leur sera aisé de rendre leur fonctionnement plus homogène, en phase avec le magasin central, sans délai d’adaptation entre les différents points de vente.
Quel magasin en a besoin ?
Ce logiciel est très utile pour répondre aux exigences de l’administration fiscale, entre autres pour prouver les achats et les frais lors d’un éventuel contrôle émanant des autorités fiscales.
Donc en réalité tous les magasins, aussi bien commerces de proximité que grands supermarchés peuvent trouver une utilité dans l’utilisation de ce logiciel.
Au niveau commercial, il est très utile pour les petits magasins, sans un grand nombre d’employés ni de comptables, pour leur faciliter la gestion, l’organisation et la comptabilité.
Le logiciel de caisse enregistreuse fait partie des innovations technologiques qui sont loin d’être superflues mais plutôt facilitent l’organisation et diminuent la charge de travail pour les entrepreneurs.
