Pour la traçabilité des opérations, quels types de factures privilégier ?
Aussi bien pour le client que l’entreprise qui la délivre, la facture est un document important. Preuve comptable, mais aussi juridique, la facture est indissociable du monde des biens et services. Pouvant présenter des formes variées, la facture présente différents types qu’il convient de cerner pour un entrepreneur. Voici quelques exemples types de factures et les utilités pour votre jeune structure.
Les factures électroniques
On en parle depuis peu, mais les factures électroniques tendent progressivement à entrer dans les habitudes. D’ailleurs, le gouvernement a vite fait de rendre son utilisation obligatoire depuis le 1er janvier 2020. En conséquence, toutes les microentreprises sont tenues d’émettre la facture électronique dès l’instant où le client est l’État ou une collectivité locale. Ce type de facture est donc celui de mise dans le cadre d’une commande publique.
Depuis son entrée en vigueur, il existe une plateforme dématérialisée pour permettre aux entreprises de satisfaire à cette obligation. Mais contrairement à ce que beaucoup pensent, les factures électroniques présentent cependant un réel avantage. Le premier est sans doute celui de la rapidité. En effet, les délais, tant de réception que de paiement, sont véritablement raccourcis, ce qui réduit considérablement les tâches administratives.
De même, les procédures comptables s’en trouvent simplifiées, car automatisées. Outre le volet rapidité, les factures électroniques présentent une meilleure rentabilité. À ce titre, l’envoi d’une facture électronique est totalement gratuit. Par ricochet, il vous exonère des frais liés au papier, mais aussi des tâches liées à l’archivage de vos factures.
Totalement sécurisées et efficaces, elles permettent une gestion comptable aisée avec la possibilité d’envoi automatique et une meilleure lecture statistique. Mieux, elles peuvent prendre la forme de n’importe laquelle des factures ci-dessous, fluidifiant leur processus.
Les factures ordinaires et les factures rectificatives
Ces deux types de factures sont assez légion. Très utilisées, les factures ordinaires et factures rectificatives ont des destinations bien précises.
Les factures ordinaires
Comme l’indique leur nom, ce sont celles les plus éditées, notamment dans le cadre d’une vente de biens et services. Ce type de facture porte les mentions telles que la qualité vendue, le prix unitaire, mais aussi les conditions de vente. Il est à ce titre primordial de veiller à leur bonne rédaction pour garantir la traçabilité des opérations au plan comptable.
Les factures rectificatives
Une erreur lors de l’édition de facture ? Pas de panique ! La facture rectificative vous permet de passer des écritures de réajustement. Ce type de facture très utilisé vient proposer une solution de correction aux factures ordinaires mal enregistrées. Pourquoi ne pas simplement détruire l’ancienne facture pour une nouvelle ? Parce qu’une fois remplie, une facture ne saurait être modifiée, voire supprimée. C’est la règle !
À celle-ci, la facture rectificative propose une dérogation. Ainsi, pour corriger rapidement une facture, vous n’aurez qu’à en faire une nouvelle en mentionnant qu’elle annule et remplace l’ancienne. Toutefois, n’omettez pas de mentionner les références de la facture annulée.
Les factures d’acompte et les factures de régularisation
Ces deux factures ne sont pas étrangères à la plupart des entreprises. L’édition d’une facture d’acompte est d’ailleurs rendue obligatoire au moment du paiement d’un acompte par un client. Ainsi, ce type de facture présente des informations comme :
- la date à laquelle l’acompte a été émis,
- le numéro de la facture,
- les parties au contrat de vente ;
- et le délai de paiement.
À ce titre, il est important de marquer une nuance avec la facture normale. En effet, contrairement à cette dernière, la facture d’acompte ne mentionne ni les biens mentionnés, ni leur prix et leur quantité. La facture de régularisation se retrouve beaucoup plus dans le secteur des énergies comme le gaz et l’électricité, mais aussi l’eau.
Comme vous pouvez vous y attendre, cette facture intervient dans le cadre d’une procédure de régularisation. C’est généralement le cas lorsqu’un client effectue le paiement d’une prestation estimée. En cas de trop-perçu par l’entreprise ou d’insuffisance du prix de la prestation, la facture de régularisation intervient.
