Politique des dépenses d’entreprise : Où en êtes-vous ?
La politique de dépenses de l’entreprise est un document composé par et pour l’entreprise. Elle permet de définir les dépenses prises en charge par l’entreprise, d’indiquer les montants maximums, etc.
Une politique de frais bien rédigée informe vos employés des dépenses qu’ils sont autorisés à engager pour l’entreprise et qu’ils seront remboursés.
La politique de dépenses de l’entreprise clarifie les situations confuses en instaurant la confiance et la responsabilité au sein de l’entreprise.
Cet article vous guidera dans l’élaboration de votre document et vous montrera comment il facilite la gestion des frais professionnels.
Qu’est-ce qu’une politique de dépenses d’entreprise ?
Une politique de dépenses d’entreprise définit les dépenses qui sont prises en charge par l’entreprise et les conditions de leur prise en charge. Elle liste toutes les dépenses engagées par les employés dans le cadre de leur travail et qui sont prises en charge par l’entreprise.
Grâce à ce document, prévenez les éventuelles fraudes et assurez de bonnes relations entre le service financier et vos salariés. Sous forme papier ou numérique, ce document doit être facile à consulter et à comprendre afin d’éviter tout malentendu.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, une bonne politique de frais permet non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi d’éviter des situations délicates : un employé s’attend à être remboursé pour une dépense qui n’est en réalité pas couverte par l’entreprise.
Pour prévenir les litiges potentiels, une politique de dépenses d’entreprise indique clairement quelles dépenses seront couvertes et lesquelles ne le seront pas.
Ce document peut être rédigé sur différents supports, utilisez celui qui convient le mieux à votre organisation : PDF, affiches, document papier…
En quoi est-ce important ?
La politique de dépenses de l’entreprise est un contrat d’entente entre la direction et les équipes. Elle s’applique à tous les employés effectuant des achats/dépenses liés à l’entreprise. Cela permet de clarifier et de limiter les dépenses de l’entreprise.
En délimitant les dépenses reconnues comme professionnelles, vous faites des économies et en plafonnez les montants. Cela implique également la responsabilisation des salariés qui, confrontés à des limites, seront nécessairement plus attentifs aux dépenses qu’ils effectuent.
Elle harmonise le processus de remboursement : ce qui est annoncé comme remboursable sera remboursé à temps.
La politique de dépenses de l’entreprise est importante car elle permet de gagner du temps et de l’argent. Un gain de temps car les employés peuvent se référer directement au document pour savoir si la dépense est couverte. Un gain d’argent car en limitant les montants, vous évitez à votre entreprise des déjeuners d’affaires exorbitants par exemple.
Klippa, société néerlandaise spécialisée dans la digitalisation des processus d’entreprise, a mis en place un modèle de politique de dépenses d’entreprise téléchargeable et entièrement personnalisable. Retrouvez-le accompagné de plus d’informations à propos des dépenses d’entreprise sur ce blog.
Comment bien la rédiger ?
Être clair et précis est la première règle à respecter. Vous ne voulez pas rédiger un document qui risquerait d’être mal compris ou mal interprété par vos équipes. Le but est d’expliquer clairement ce qui est ou n’est pas pris en charge et remboursé.
Listez toutes les dépenses éligibles au remboursement par l’entreprise. Inscrivez-y des exemples concrets afin d’illustrer et d’appuyer vos propos.
Explicitez également la procédure de remboursement : s’il faut garder une preuve d’achat (reçus, factures…), délai de remboursement, comment soumettre sa dépense…
Vous ne vous adressez pas à des enfants, n’adoptez pas un ton paternaliste ou trop dur. Au contraire, vous voulez instaurer un climat de confiance et de respect mutuel.
Une fois rédigée, vos équipes doivent être au courant de son existence. Il ne suffit pas de le rédiger et de l’envoyer par quelque canal que ce soit. Communiquez dessus directement avec vos équipes.
Expliquez-leur le fonctionnement de la politique de dépenses, intégrez-les à la mise en place de ce procédé, répondez à leurs questions. Le but étant de les impliquer dans la mise en place de ladite politique.
Klippa, entreprise néerlandaise spécialisée dans la digitalisation des processus d’entreprise a composé un template de Politique des Dépenses d’Entreprise téléchargeable : personnalisez-le et il est prêt à l’usage.
Conseils et applications
- Clarté : écrivez en langage clair et compréhensible par tous.
- Disponibilité : la politique de dépense de l’entreprise doit être disponible et facilement accessible
- Adaptation : à chaque changement ou modification significative, la politique de dépenses de l’entreprise doit être mise à jour
- Concision : listez toutes les dépenses prises en charge et indiquez le montant maximal autorisé.
Comment collecter les preuves et procéder aux remboursements ?
Les dépenses remboursables (car respectant les règles préalablement citées) ne le sont que lorsqu’elles sont justifiées et justifiables, preuves à l’appui (tickets, reçus, factures…). Malheureusement, une dépense réclamée mais injustifiée ne pourra être remboursée.
La collecte de la preuve d’achat et par la suite son remboursement doivent être rapides. Aucun employé ne souhaite attendre des lustres avant de recevoir son dû, tout comme aucune entreprise n’aime devoir de l’argent à son équipe.
Vous pouvez facilement numériser les dépenses avec l’OCR SDK de Klippa, de sorte que vous n’avez pas besoin de stocker le reçu original. Nous vous expliquons ci-dessous comment cela fonctionne.
Comment fonctionne le SDK ?
Un kit de développement logiciel, ou SDK, est un ensemble d’applications regroupées en un seul paquet pour être mises en œuvre dans une autre application. Il s’agit en fait de plusieurs blocs Lego imbriqués les uns dans les autres pour former une partie d’un bloc de construction Lego plus grand.
La solution de gestion des dépenses de Klippa se compose d’un SDK de numérisation et d’un SDK d’OCR.
Le Scanner SDK va scanner la preuve de dépense et optimiser sa qualité. Détection des bordures, optimisation de la luminosité et des nuances de gris, amélioration de la qualité générale de l’image…
Puis le Scanner SDK passe le relais à l’OCR SDK qui va extraire les données sélectionnées préalablement. Les données sont extraites et ordonnées afin d’être intégrées dans le flux d’approbation.
Plus besoin pour l’employé de conserver la preuve d’achat des semaines durant. Il peut scanner directement sa facture et demander son remboursement.
Trouver votre solution SDK
Il existe des applications permettant de scanner et d’extraire les données des tickets de caisse, reçus et factures, utiles au remboursement.
Employer un SDK c’est mettre la technologie et la rapidité à l’honneur de votre activité.
C’est le partenaire idéal pour le processus de remboursement de vos employés : scannez la preuve d’achat, l’OCR et le SDK se chargent de l’amélioration du document et de l’extraction des informations pertinentes
Améliorez votre rapidité, sécurité et fiabilité avec un contrôle des factures précis soumis au SDK.
Klippa est une entreprise néerlandaise spécialisée dans la digitalisation de procédés d’entreprise. Vous trouverez sur Klippa plus amples informations sur le SDK et comment automatiser vos procédés d’entreprise.
