Une entreprise n’a guère d’autre choix que de se digitaliser dans un monde où les écrans accompagnent les consommateurs du matin au soir. Mais une digitalisation réussie se prépare, elle ne s’improvise pas. Une transformation digitale réussie suppose une organisation en amont et de s’être assuré que les collaborateurs pouvaient travailler ensemble efficacement. Or, l’une des clés d’une transformation digitale qui donne ses fruits est un bon outil de gestion de portefeuille de projets.
La gestion de portefeuille de projets est la coordination de plusieurs projets, activités ou programmes dans le but d’atteindre des objectifs globaux de l’entreprise. Il est donc question de planification de projets, de priorisation, de gestion des risques, de surveillance des avancements, de gestion des ressources et d’optimisation des résultats.
Pour gérer correctement un portefeuille de projets, un logiciel de qualité est très important.
Un outil de gestion de portefeuille de projets ou PPM (Portfolio Project Management) permet à une entreprise d’améliorer la planification de ses projets et leur coordination. Il aide à traiter chaque projet de manière plus rationnelle, à réaliser des gains de temps tout en obtenant plus de transparence. Par un effet domino, le temps gagné permet d’économiser de l’argent et de gérer plus efficacement les ressources.
En procurant une vue d’ensemble sur les projets en cours, les outils de gestion de portefeuille de projets aident à mieux gérer les conflits et les interdépendances entre les différents projets.
En résumé, pour l’entreprise, ce sont des outils pour mieux piloter ses projets.
Un outil PPM est là pour répondre à des problématiques qui se posent à la quasi-totalité des entreprises :
De ces problématiques, découlent des objectifs que l’outil PPM se propose d’atteindre. Ce logiciel vise ainsi à optimiser les résultats des projets, minimiser les risques, fournir une transparence totale et une visibilité accrue, réduire les coûts, garantir une utilisation efficace des ressources, etc.
Chaque entreprise verra les objectifs s’adapter en fonction de sa situation et sa stratégie, mais globalement, l’objectif principal pour toute entreprise est d’augmenter sa valeur ajoutée à travers une gestion optimale des différents projets du portefeuille.
Les fonctionnalités d’un outil PPM sont nombreuses et offrent beaucoup d’avantages. Elles ont pour but de garantir la rentabilité des projets du portefeuille et leur succès.
Cette fonctionnalité permet de suivre l’avancement des projets et d’évaluer la situation de chacun d’entre eux afin de prendre les décisions adaptées. En identifiant les opportunités et les défis qui se présentent, les responsables peuvent orienter les projets dans la direction qui convient. Il peut s’agir de prioriser un projet par rapport à un autre, de réévaluer les délais, les coûts, etc.
Pour ce faire, le logiciel PPM dispose de tableaux de bord, d’outils de suivi des coûts et des délais, d’indicateurs de performances, etc.
L’outil PPM permet de planifier les délais nécessaires pour les différents projets du portefeuille. Il aide également à planifier les coûts et les ressources que nécessitent ces projets. Un PPM peut comporter des outils pour la création de budgets, pour la planification des dépenses ou encore la surveillance des coûts.
Avec des outils servant à planifier les ressources, gérer les heures de travail et les affectations du personnel, le PPM facilite la planification des ressources nécessaires pour les divers projets. Grâce à ce logiciel, il sera possible à l’entreprise d’assigner les ressources aux tâches appropriées et de suivre et surveiller l’utilisation de ces ressources.
Cet outil permet de surveiller les risques pour les projets en ayant une vue d’ensemble sur les projets comportant le plus de risques potentiels. Tout comme il permet d’apprécier les projets les plus sécurisés, pour lesquels il peut être préférable d’augmenter la part de risques.
En identifiant les risques et en mesurant leur impact, il devient possible de prendre des mesures pour les atténuer.
Comme tout outil de gestion sérieux, un logiciel PPM est doté d’une fonctionnalité d’analyse des performances. En surveillant et en évaluant les performances des projets et du portefeuille dans son ensemble, l’entreprise pourra déceler les points faibles de sa stratégie et tenter d’y remédier. Elle pourra également identifier les facteurs de réussite afin de les reproduire.
Un outil de gestion de portefeuille de projets permet de centraliser les informations et procurer une vue d’ensemble sur les avancements des projets. Il est d’une grande aide pour planifier les ressources, les délais et les coûts de même que pour analyser les performances.