Mypeopledoc : tout savoir de cette plateforme Saas pour les Ressources Humaines
L’informatique a permis de simplifier bon nombre de métiers ou d’activités. A travers des logiciels, des applications, des plateformes en ligne, les acteurs de diverses branches ont pu profiter de la technologie pour travailler plus facilement et se montrer plus efficaces.
Il existe des logiciels pour les chefs de chantier, des plateformes qui assurent la comptabilité d’une entreprise, des applications pour optimiser l’organisation d’un manager, etc.
Il existe également une plateforme dédiée aux services des ressources humaines d’une entreprise. Cette plateforme, Mypeopledoc, est un service en ligne auquel ont recours les entreprises pour mieux gérer leur département RH.
Mypeopledoc est une solution simple d’utilisation, fluide, rapide, qui a su trouver sa place sur le marché en proposant des fonctionnalités d’une grande utilité pour les RH.
Nous verrons dans cet article ce qu’est Mypeopledoc, à qui il est destiné et les avantages qu’il offre.
Mypeopledoc : Qu’est-ce que c’est ?
Mypeopledoc est une solution informatique de gestion des ressources humaines. Elle a pour objectif de réduire les contraintes rencontrées dans les départements des ressources humaines d’une entreprise. C’est une plateforme qui permet de numériser les différentes opérations ayant trait aux RH. Elle facilite la gestion des nouvelles candidatures, le suivi des compétences d’un salarié, l’envoi ou la réception de fichiers, etc.
Ce service en ligne, à travers ses diverses fonctionnalités, permet de gagner en rapidité et en productivité grâce à des opérations automatisées.
Équipée d’une interface ergonomique, Mypeopledoc se veut pratique et facile d’utilisation. Le but n’est pas de mettre au point une plateforme aux mille et une fonctionnalités trop difficile à comprendre. Mypeopledoc propose au contraire une interface intuitive, personnalisable, facile à mettre en place. C’est une solution qui peut directement être intégrée au parc informatique de l’entreprise.
Son côté simple et pratique ont su convaincre les entreprises en France mais également à l’étranger. Plusieurs centaines de sociétés ont eu recours à la plateforme pour optimiser leur gestion RH.
Qui est concerné par le Mypeopledoc ?
Mypeopledoc est une plateforme de stockage et de partage de fichiers. Elle est utilisée par le département RH d’une entreprise afin de centraliser les documents et les opérations du service et d’en rendre le travail plus fluide et plus efficace. Sont directement concernés donc par cet outil les responsables des ressources humaines (DRH et assistants), les salariés qui doivent ouvrir un compte afin de communiquer avec le service RH et bien entendu l’employeur qui donne accès aux salariés.
Mypeopledoc n’est pas conçu uniquement pour les grandes boîtes et les multinationales, même une petite entreprise peut parfaitement intégrer ce logiciel à son parc informatique et en tirer les bénéfices.
C’est une plateforme pensée avant tout pour optimiser les activités du département des ressources humaines. Avec moins de paperasse, moins d’entraves à la communication entre DRH et salariés, Mypeopledoc digitalise les relations professionnelles au sein d’une entreprise afin d’optimiser les tâches du DRH et assimilés.
Quelles sont les fonctionnalités et les avantages de Mypeopledoc ?
Mypeopledoc permet de recevoir, stocker et partager des contrats de travail, fiches de paie et tout un ensemble de documents dans un espace unique. Cet espace est un coffre-fort auquel il est possible d’accéder à n’importe quel moment.
Cette plateforme présente de nombreux avantages :
- Elle permet de gagner du temps : réception rapide des documents sous format électronique.
- Elle procure un gain d’espace : les documents sont stockés en ligne, non plus sous format papier.
- Elle garantit sécurité et archivage: les documents originaux sont archivés sur une longue durée (jusqu’à 50 ans pour les fiches de paie) dans un coffre-fort électronique personnel et sécurisé.
- Elle permet d’agir positivement en faveur de l’environnement : moins de transport de documents physiques et d’utilisation de consommables.
Mypeopledoc c’est aussi une adresse unique pour accéder rapidement au coffre-fort, une navigation intuitive, un partage sécurisé et rapide des documents, la possibilité de recevoir des documents professionnels par voie électronique ou postale etc.
Comment installer l’application Mypeopledoc ?
Pour installer l’application Mypeopledoc, à partir d’un PC vous pouvez télécharger le logiciel et l’installer directement sur votre ordinateur.
Pour l’avoir sur votre smartphone, l’application est disponible sur Google Playstore pour Android et Appstore pour IOS. Il suffit de se rendre sur le store et télécharger l’application.
Vous pouvez également créer un raccourci sur votre écran pour accéder directement au site de la plateforme. Pour cela, c’est très simple. Depuis IOS, ouvrez le navigateur et saisissez l’adresse www.mypeopledoc.com. Cliquez ensuite sur l’icône du menu et dans la liste des options, sélectionnez « sur l’écran d’accueil ». Tapez le nom du raccourci qui s’affichera sous l’icône et cliquez sur « ajouter ». Votre raccourci est disponible sur votre écran.
Pour Android c’est à peu près le même processus, vous aurez seulement à cliquer sur les 3 points à droite au lieu du menu. Pour le reste des étapes c’est la même marche à suivre.
Rien de bien compliqué donc au niveau de l’installation de Mypeopledoc.
Comment se connecter à Mypeopledoc ?
Pour se connecter à Mypeopledoc c’est très simple. Si votre compte n’est pas encore crée, procédez comme suit :
- Rendez-vous sur la plateforme Mypeopledoc et une fois que vous êtes sur la page, inscrivez-vous.
- Cliquez sur « demander une invitation ».
- Entrez votre adresse mail quand elle vous est demandée et confirmez votre demande.
A partir de là, vous pourrez activer votre coffre-fort. Attention tout de même à demander à votre employeur de vous envoyer une invitation si c’est votre première connexion. C’est lui qui se chargera de vous transférer les identifiants de connexion et le code d’activation.
Quand vous aurez entré le code d’activation, votre compte sera opérationnel et vous pourrez recevoir, stocker et envoyer des documents de manière sécurisée. Le partage de documents administratifs avec le RH et les autres collaborateurs sera désormais possible, la plateforme d’archivage et de digitalisation des process RH est active.
Comment envoyer un document sur MyPeopleDoc ?
Mypeopledoc permet de recevoir de manière sécurisée des documents que vous pouvez stocker sur la plateforme. Au-delà du stockage, vous pouvez aussi les partager avec d’autres personnes.
Pour ce faire, rien de bien difficile, nous vous détaillons les étapes ci-dessous :
- Tout d’abord, se rendre à la rubrique « dossiers partagés » et cliquer sur « créer un nouveau dossier partagé ».
- Donner un nom à ce dossier, définir une date d’expiration et ajouter les mails des personnes à qui vous désirez l’envoyer. Cliquer sur « créer le dossier » pour compléter la création du dossier.
- Cliquer sur l’icône « dossiers partagés » pour ajouter des documents dans le dossier.
- Les personnes concernées reçoivent une notification avec un lien vers le partage ainsi que le mot de passe. Elles pourront accéder au dossier partagé, le consulter et le télécharger.
- En cliquant sur « actions » vous pouvez modifier les paramètres d’accès au dossier
- Vous pouvez également interrompre le partage avant la date d’expiration en décochant la case du partage. Le partage sera désactivé, vous pourrez aussi supprimer définitivement le document.
Comment récupérer mon compte Mypeopledoc ?
Un accident est vite arrivé, un oubli également. Si un salarié oublie son mot de passe et n’arrive plus à se connecter à son espace, pas de panique, il y a une solution. Il lui suffit tout bonnement de cliquer sur le lien « mot de passe oublié » qui s’affiche au moment d’entrer ses identifiants et son mot de passe. Suite à cela, il verra une fenêtre s’afficher sur son écran. Il devra y renseigner son adresse mail sur laquelle il recevra la marche à suivre pour récupérer son compte Mypeopledoc.
Grâce au mail reçu, le salarié pourra réinitialiser son mot de passe. Il aura ainsi de nouveau accès à son espace personnel et pourra récupérer tous ses documents dans son coffre-fort.
Comment changer son adresse mail sur Mypeopledoc ?
Votre compte Mypeopledoc est lié à l’adresse mail avec laquelle vous avez procédé à votre inscription. Cependant, il est possible de la changer suite à cela. Pour la modifier, il faut vous rendre à la rubrique « compte » et procéder comme suit :
- Entrer votre nouvelle adresse mail.
- Cliquer sur « enregistrer ».
- Entrer le mot de passe pour valider la modification.
- Cliquer sur « enregistrer » de nouveau.
- Vérifiez votre boîte mail, vous recevrez un mail de confirmation contenant un lien sur lequel il faudra cliquer pour valider la nouvelle adresse. Il est impératif de cliquer sur le lien qui vous est envoyé, sans cela, vous continuerez à être connecté via votre ancienne adresse mail.
Voilà, c’est fait ! Vous avez une nouvelle adresse mail liée à votre compte Mypeopledoc.
Alternative à Mypeopledoc : le coffre fort Damaris
Pour conclure
Mypeopledoc est une solution efficace pour toute entreprise souhaitant digitaliser son département RH. C’est une plateforme qui se démarque par sa simplicité et sa rapidité. Elle va droit au but en permettant de réaliser les différentes actions en quelques clics. Le partage de fichiers avec les autres membres de l’entreprise est rapide, sécurisé et reste sous contrôle.
De plus, les paramètres sont faciles à modifier pour l’adapter en fonction des besoins de chaque entreprise et chaque utilisateur.
