ENTREPRISE

Comment organiser le meilleur séminaire ?

Vous souhaitez organiser le meilleur des séminaires pour qu’il puisse être une véritable réussite aux yeux des participants ? Mais vous ne savez pas forcément comment vous y prendre ? Laissez-vous guider afin de pouvoir élaborer votre événement professionnel au mieux et atteindre vos objectifs. Les séminaires d’entreprises comportent de nombreux avantages, parmi lesquels le fait qu’ils permettent de renforcer la communication entre les collaborateurs à travers diverses activités. Un événement d’entreprise réussi doit pouvoir motiver les employés à se surpasser au sein de la société. En partageant des moments conviviaux en dehors des locaux et du cadre de travail, vous et vos associés allez pouvoir interagir tout en étant détendus dans une atmosphère propice à l’échange.

Cependant, vous vous demandez sûrement quel type d’événement professionnel vous devriez organiser parmi ceux qui existent (séminaire d’intégration, séminaire de lancement de produits ou services, séminaire de formation, séminaire de management…). Dans quel lieu le faire ? Comment le préparer et quel thème aborder durant ce dernier ? Découvrez dans cet article toutes les informations nécessaires afin d’élaborer le meilleur séminaire possible dans la capitale des affaires, Lyon.

Pourquoi organiser un séminaire à Lyon, la capitale des affaires ?

Vous projetez peut-être de louer des salles de séminaire à Lyon, qui est une ville réputée pour être la capitale du tourisme d’affaires grâce à son côté attractif ! Il existe différentes raisons qui poussent les entreprises à choisir le sud-est comme lieu de rencontre pour leur réunion. La région d’Auvergne-Rhône-Alpes voit en effet émerger de nombreuses start-ups innovantes et de grands groupes à l’exemple des sociétés Descours et Cabaud, Ubitransport, Sanofi Pasteur ou encore la célèbre marque de production de pâte Panzani.

Par ailleurs, la région lyonnaise est littéralement devenue une métropole industrielle de référence, au point qu’elle est aujourd’hui considérée comme une zone économique majeure, grâce à ses technologies numériques et son industrie révolutionnaire. Ainsi, Lyon est un endroit très avantageux pour y organiser des séminaires professionnels.

organiser séminaire professionnel à Lyon

Pour quel type de séminaire d’entreprise opter ?

Comme nous l’avons déjà énoncé, il existe différents types de séminaires d’entreprise. Vous allez ainsi devoir dans un premier temps choisir celui qui vous conviendra le mieux. Pour cela, il est essentiel de vous fixer un objectif (cohésion d’équipe, célébration, transmission d’une nouvelle stratégie commerciale, motivation…) afin de savoir quel sera le but de votre événement. Ensuite, selon vos ambitions vous pourrez définir les nombreuses activités et animations qu’il y aura durant la réunion. Voyons de plus près les séminaires possibles à élaborer :

  • Le séminaire d’intégration : il permet aux nouveaux collaborateurs de se familiariser avec les préceptes de l’entreprise, ainsi que de faire la connaissance de leurs collègues de travail. Concernant les activités, le team-building est fortement recommandé.
  • Le séminaire de lancement de produits ou services : il a pour but de présenter un nouveau produit ou service proposé par l’entreprise.
  • Le séminaire de formation : cet événement s’adresse à tous et il permet aux collaborateurs de se former afin de pouvoir s’adapter aux nouvelles problématiques que peut rencontrer l’entreprise en fonction de son évolution. Avoir une salle équipée pour ce type d’événement est essentiel.
  • Le séminaire de management : il viendra former les managers afin qu’ils puissent diriger les équipes avec une bonne méthodologie, celle-ci leur permettra de savoir communiquer ou encore gérer les conflits.
budget et type de séminaire d'entreprise

Le nombre de participants au séminaire et le budget

Une fois avoir mis au point vos objectifs et choisi le thème de votre séminaire, il faut préparer votre événement en fonction du nombre de participants, mais aussi selon le budget dont vous disposez. Plus il y aura de personnes invitées à votre réunion, plus l’espace dédié à celle-ci devra être spacieux. Pensez à privatiser le lieu si cela est nécessaire. Par ailleurs, le nombre de participants impactera aussi le type d’activité qu’il faudra choisir pour le séminaire. De plus, pour que votre événement soit un véritable succès, il est important de prendre en compte le profil des participants :

  • managers,
  • collaborateurs,
  • partenaires,
  • employés,
  • clients.

En vous basant sur les centres d’intérêt des personnes conviées, vous pourrez viser juste sur le choix des animations et des activités, et faire naître en eux de bons souvenirs une fois l’événement terminé. Si le public est par exemple composé de jeunes talents, vous aurez la possibilité de proposer plus aisément une activité sportive. Pour ce qui est de votre budget, il faudra bien évidemment le définir. Vous pourrez établir votre enveloppe budgétaire plus facilement, après avoir choisi la salle de réunion pour votre séminaire et les activités. Attention, il ne faudra pas oublier les frais supplémentaires tels que ceux de la restauration, de l’équipement, des animations, ou encore des transports.

Le choix de la date et de l’intitulé de l’événement

Si vous désirez réellement que votre événement compte parmi les meilleurs qui soient, vous allez devoir lui trouver un intitulé accrocheur qui collera parfaitement avec le thème de votre projet. Cette appellation devra attirer et motiver les participants. Par ailleurs, choisir une date adaptée à votre réunion est indispensable (week-end, journée, demi-journée, soirée…).

Nous vous conseillons de favoriser une date qui permettra à un maximum de personnes de pouvoir participer à votre séminaire d’entreprise, et qui sera en concordance avec votre activité événementielle (activité en plein air en journée…). Ainsi, il est impératif d’éviter les jours où les participants ne pourront pas être disponibles (vacances scolaires, week-end des ponts, jours fériés), car cela pourrait impacter lourdement la réussite de votre événement.

L’organisation du rétroplanning et du planning des invités

– Le rétroplanning

Grâce à la mise en place d’un rétroplanning efficace, vous serez en mesure de préparer rapidement votre événement, et de suivre les différentes étapes de son élaboration afin qu’il soit bien organisé. Avec un rétroplanning d’événement professionnel, vous pourrez ainsi :

  • gagner du temps,
  • mieux identifier vos besoins,
  • mieux prévoir les imprévus.

Votre rétroplanning contiendra donc toutes les informations nécessaires à l’organisation du séminaire :

  • vos objectifs,
  • le thème et le format du séminaire,
  • votre budget,
  • la liste des participants,
  • les réservations,
  • la date et le lieu,
  • le programme,
  • les animations et options.

À noter qu’il est important de prévoir une marge dans les tâches à faire, afin de pouvoir anticiper les imprévus et les retards.

– Le planning des participants

Vos invités aussi auront droit à leur planning ! Ce dernier leur sera communiqué et doit contenir les horaires des conférences, des activités et animations, les temps de pause et des repas, les sujets qui seront abordés durant la réunion, des renseignements sur les invités spéciaux de votre événement, et bien sûr l’heure de départ du séminaire ainsi que sa fin. Avec un planning, les invités sauront à quoi s’attendre le jour J.

séminaire d'entreprise à Lyon la ville des affaires

Faites la promotion de votre événement professionnel

Une fois les préparatifs terminés il est important de mettre en place une stratégie de communication pour faire la promotion de votre séminaire professionnel. Vous allez ainsi devoir informer les invités en leur envoyant des invitations de qualité et vous assurer de leur présence à l’événement en question, afin de pouvoir définir le nombre réel de participants.

En somme, organiser un séminaire d’exception n’est pas toujours simple à faire. Avec une bonne préparation, le succès de votre événement professionnel sera toutefois au rendez-vous. Pour cela, prévoyez de le faire dans une salle de réunion à Lyon, choisissez le type de séminaire ainsi que le thème et le format en fonction de vos ambitions.

Élaborez votre événement selon le nombre d’invités, leurs centres d’intérêt, leur profil et votre budget. Favorisez une date propice à la participation d’un grand nombre de personnes et mettez en place des activités et animations attractives en lien avec votre projet d’événement.

Pour finir, à vous de bien faire la promotion de votre événement. En suivant ces étapes et en élaborant un rétroplanning et un planning efficaces, vous ne pourrez que réussir votre séminaire d’entreprise !

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