Arkevia : tout savoir de cette solution d’archivage électronique de documents pour professionnels
Arkevia est un coffre-fort électronique qui permet de recevoir et de stocker des données de manière sécurisée et durable. Des documents professionnels et personnels peuvent être stockés dans ce coffre-fort électronique. C’est un outil très utile dont il est important de connaître l’origine et le fonctionnement pour un meilleur usage. Découvrez tout sur le coffre-fort Arkevia à travers cet article.
Qu’est-ce que Arkieva ?
Il s’agit d’un outil de réception et de stockage très sécurisé, encore appelé coffre-fort électronique salarié où vous avez la possibilité de stocker gratuitement vos documents aussi bien personnels que professionnels. Il peut s’agir des bulletins de paie, de documents produits, de factures, de diplômes, de pièces d’identité ou de tout autre document non matériel.
À travers ce coffre-fort électronique, le salarié a la possibilité de consulter tous ses bulletins de produits établis par son employeur. À chaque nouveau bulletin, une alerte vous est donnée généralement sous forme de mail.
Comment fonctionne Arkieva ?
Les fonctionnalités principales de Arkevia sont basées sur l’employeur et le salarié. Découvrons alors celles de ce coffre-fort pour chacun d’entre eux.
Pour l’employeur
L’employeur a accès à la presque totalité des documents de l’entreprise. Il peut partager certains avec ses employés quand il le souhaite et avec qui il désire. Les informations sur Arkeva étant très sécurisées, l’employeur se doit d’informer son personnel de la distribution des documents afin que ces derniers les consultent. Il peut réaliser cela par le biais d’un mail bien que leur accord ne soit pas vraiment important.
Pour les salariés
Grâce à Arkevia, le salarié dispose d’une certaine fiabilisation de la conservation de ses différents documents tout en réduisant considérablement les risques de perte. Il offre à ce dernier d’enregistrer toutes ces données dans un environnement robuste, sécurisé et fiable conformément aux exigences des dernières normes RGPD et règles légales.
Dans le fonctionnement de ce coffre-fort pour le salarié, chaque bulletin de salaire envoyé par l’employeur peut être notifié par un mail. Celui-ci l’invite à consulter son coffre-fort numérique. Le salarié grâce à Arkevia a la possibilité de créer des répertoires pour optimiser la gestion des documents en format électronique.
En outre, le salarié se doit de faire la demande du type de format de document qu’il préfère (version papier ou électronique) le plus tôt possible. Dans le cas contraire, de manière automatique, l’archivage se fera en version numérisée.
Comment consulter des documents sur Akevia ?
Vous devez savoir au premier abord que Akevia est consultable en ligne donc il vous faut nécessairement un smartphone, un ordinateur ou une tablette. Depuis chez vous, en voyage ou au boulot, vous avez donc un accès permanent à vos données. En effet, pour consulter vos documents en ligne, vous pouvez procéder comme suit :
- Connectez-vous sur votre plateforme personnelle Arkevia en suivant le processus normal
- Suivez les étapes pour accéder à votre espace numérique
- Consultez vos documents.
C’est un processus très simple que toute personne peut réaliser. Ceci ne nécessite pas de suivre une quelconque formation au préalable.
Comment supprimer des documents sur Arkevia ?
Au fil du temps, certains documents peuvent perdre de la valeur et les éliminer devient une priorité. De même sur Arkevia, vous pouvez avoir besoin de supprimer certains documents. Pour le faire, après vous être connecté sur votre compte personnel, vous devez utiliser le déplacement dans le répertoire corbeille et non l’onglet supprimé.
Vous devez savoir par ailleurs que certains fichiers tels que les calendriers de virement de paie ne sont pas supprimables.
Les avantages de Arkevia
De nombreux avantages sont rattachés à l’utilisation de Arkevia. En premier, vous bénéficiez d’une meilleure protection de vos documents. En effet, grâce à cette méthode de sauvegarde, vous êtes épargné du vol ou de la perte de données. Même après un déménagement, vous avez un libre accès à toutes les données et un archivage est toujours possible pour vous. En cas de démission également, vous êtes le seul à avoir accès à vos documents stockés dans votre coffre-fort virtuel. Vous pouvez donc toujours accéder aux archives que vous avez faites.
De plus, les documents stockés dans ce coffre-fort ont la même valeur juridique que ceux en papier et ce, grâce à la signature apposée de façon numérique. Les RH ne perdront plus alors de temps à réaliser l’impression des documents à partager avec les salariés. Vous avez ainsi une grande économie à réaliser sur les papiers dans votre entreprise. De même, les employés n’ont plus besoin de passer nécessairement par les RH pour avoir des pièces justificatives dont ils ont besoin. Du temps est donc gagné en permanence !
L’utilisation de ce mode de stockage de données donne une nouvelle image et une allure impressionnantes à votre entreprise. Vos bulletins et tous vos documents peuvent être protégés et conservés sur une période de plus de 50 ans avec Arkevia. Un temps assez long pour que vous ayez toujours à votre disposition les données recherchées au moment voulu.
Connexion à Arkevia
Pour jouir des différentes fonctionnalités d’Arkevia, il est important de pouvoir se connecter à son coffre-fort.
Comment se connecter à Arkevia ?
Pour vous connecter à Arkevia, vous n’avez qu’à suivre les étapes suivantes :
- Se rendre sur la page de connexion de myarkevia
- Remplir les cases vides qui contiennent le nom d’utilisateur et le mot de passe pour vous connecter (le mot de passe par contre vous est fourni lors de la création de votre compte il n’est pas à perdre ou à oublier)
- Après avoir validé les étapes, vous accéderez à votre espace et l’écran de connexion personnel s’affichera
- En cas de difficulté à vous connecter avec vos identifiants, vous pouvez contacter l’assistance pour vous aider.
Par ailleurs en cas de perte ou d’oubli de votre mot de passe, vous devez saisir l’adresse mail communiquée lors de la création du compte de même que votre SIREN. Par la suite, un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe vous seront communiqués pour vous connecter.
Où trouver son code secret Arkevia ?
Le code secret Arkevia est indispensable pour travailler sur votre compte personnel. Celui-ci est généré, mais parfois les utilisateurs ne savent pas où le récupérer. En effet, après que vous vous êtes connecté au site www.myarkevia.com, vous devez enregistrer votre matricule et votre code secret. Celui-ci est tout en bas à droite de votre fiche de paie alors que votre matricule est en haut à gauche.
Comment régler les problèmes de connexion avec Arkevia ?
Lorsque vous rencontrez un problème de connexion à votre compte Arkevia, vous devez au préalable identifier le problème en cours afin de le résoudre. Il peut donc s’agir d’un problème d’authentification ou d’une mauvaise connexion à votre WIFI.
S’il s’agit d’un problème de mot de passe, vous pouvez récupérer votre mot de passe à partir le d’adresse électronique donnée à la création du compte. Par contre, si le problème en cause est en rapport avec le réseau, celui-ci concerne votre outil électronique. Il peut s’agir de votre smartphone, de votre ordinateur ou de votre tablette, d’un dysfonctionnement du routeur, d’une mise à jour d’appareil… Vous devez alors résoudre le problème réseau pour rétablir la connexion.
Pour cela, vous pouvez redémarrer le routeur réinitialiser le réseau WiFi, ajuster les connexions autorisées ou utiliser une adresse IP statique au lieu du DHCP… Si le problème d’authentification dépasse vos compétences, il est important de faire appel à un professionnel pour éviter de perdre des données de travail.
Le bulletin de paie électronique
Les bulletins de paie électronique représentent les fiches de paie des employés d’une entreprise qui sont établies de manière électronique et non en version papier. Ces derniers permettent aussi bien à l’employeur qu’aux employés de gagner du temps et de faire des économies sur l’usage des papiers. Ceci leur permet à chacun de travailler sans avoir nécessairement besoin de l’autre.
Dématérialiser les bulletins de paie n’est pas obligation dans une entreprise, mais, compte tenu des avantages de cette option, les chefs d’entreprise optent pour cela. Si en tant que chef d’entreprise vous optez pour ce type de fiche de paie, vous devez informer vos employés un mois à l’avance. Leur accord n’est pas indispensable, mais ils ont la possibilité de s’y opposer. Pour s’y opposer, ces derniers doivent déposer une lettre de revendication qui sera étudiée par le conseil à la tête de l’entreprise.
Coffre-fort numérique
Un coffre-fort électronique représente un service hautement sécurisé qui assure l’archivage, le transfert et la recherche de données numériques. Il peut s’agir de documents administratifs, de factures, de relevées, de contrats, de photos, etc.
Il est important de savoir que pour la sécurité des données, chaque coffre-fort numérique est rattaché à un utilisateur. Il est donc le seul qui peut avoir accès à ce coffre. Même s’il s’agit d’une entreprise, seul l’employé a le droit d’accéder à son coffre-fort. Par ailleurs, l’informaticien de l’entreprise peut y avoir accès afin de résoudre certaines pannes qui interviennent, mais en cas de viol d’un coffre il est le seul qui peut être interpellé.
Avec l’avènement des logiciels de gestion d’entreprise, les documents dématérialisés ont entièrement pris le dessus. La sécurité et la conservation des documents sont désormais plus simples. Les sociétés qui proposent les coffres-forts numériques comme Arkevia sont de plus en plus nombreuses. Choisissez Arkevia pour la gestion de vos dossiers en entreprise et gagner dans les tous les domaines.
Vidéo : l’archivage de documents électroniques et numériques
