7 tampons utiles en entreprise
Le tampon est communément associé à la signature lorsque nous pensons à un document officiel. Il n’a en réalité pas de valeur juridique. Il demeure néanmoins une mention que les entreprises utilisent par convention, de même que les administrations publiques, au point où l’on trouverait suspect un courrier officiel qui n’est pas accompagné d’un tampon. Nous verrons ensemble quels sont les différents tampons dont une entreprise pourrait avoir besoin ainsi que quelques critères à prendre à compte avant d’effectuer son choix.
Le tampon personnalisable
C’est le tampon qui sert à identifier l’entreprise. Il est utilisé entant que marque d’authentification d’un document. De nombreuses mentions sont recommandées parmi lesquelles :
- le nom de la société,
- sa forme juridique,
- son adresse,
- son capital social,
- ses coordonnées,
- ses numéros d’identification.
Il constitue en quelque sorte un rappel des informations que l’on retrouve sur l’en-tête des documents. Il permet une meilleure lisibilité des informations avec un aspect distinctif et synthétique. Il existe d’autres mentions spécifiques qu’une entreprise doit faire apparaître sur ses documents.
Pour les sociétés dont le siège est à l’étranger
Une société qui a son siège social à l’étranger doit également mentionner sa dénomination sociale, sa forme juridique, le numéro d’immatriculation dans le pays où elle est domiciliée ainsi que son numéro de TVA intracommunautaire.
Pour les locations-gérances ou mandataires-gérance
Pour les entreprises se trouvant dans ce cas de figure, les clients doivent en être informés par la formule « location-gérance » qui doit être rappelée dans les documents.
Pour contrats d’appui
Une société qui bénéficie d’un contrat d’appui au projet d’entreprise doit faire mention de la dénomination sociale de la société d’appui de même que son siège social ainsi que le numéro unique d’identification.
Quelles sont les sanctions en cas de manquement ?
L’article R. 123-127 du Code du commerce prévoit une amende pour les contraventions de 4e classe en cas de manquement aux mentions obligatoires devant apparaître sur les documents d’une société. Les entreprises ne respectant pas ces formalités encourent donc une amende allant de 90 à 375 euros.
Le tampon de poche personnalisable
Disponible en format de poche, idéal pour les déplacements officiels, ce tampon est très utile pour les représentants commerciaux. Il permet de toujours être sous la main et de conclure une affaire importante sans avoir à reporter la signature d’un contrat ou l’authentification d’un document. C’est pourquoi, si vous cherchez un tampon avec logo, sachez qu’il est personnalisable et que vous pourrez même choisir les détails à y faire apparaître.
Le tampon administratif
Le tampon administratif facilite la gestion des différents documents. Il aide à trier tous types d’écrits et de dossiers et à les classer. Voici quelques exemples de mentions que l’on peut notamment y faire mentionner :
- payé,
- urgent,
- bon à payer,
- confidentiel,
- reçu le,
- relance, etc.
Idéal pour une meilleure organisation, plus de clarté et de visibilité sur votre bureau et dans vos dossiers. Ce tampon saura vous simplifier le rangement et le classement.
Le tampon numéroteur
Sa fonction première est d’ordonner vos documents. À tel point que vous pouvez vous repérer sur un livre ou des fichiers Word grâce aux numéros de page, le tampon numéroteur, en apposant des numéros sur vos feuilles, vous aide à mettre de l’ordre et à vous y retrouver plus facilement lorsque vous cherchez une feuille en particulier.
Le tampon dateur
Quand vous effectuez la recherche d’un document et que vous ne vous souvenez plus exactement où il se trouve ni quel nom il peut bien être inscrit dessus, le tampon dateur peut se révéler très pratique. Avec une organisation chronologique, le tampon dateur pourra vous épargner de longs moments de recherche infructueuse en remontant simplement à travers les dates inscrites sur vos documents.
Le tampon pour carte de fidélité
Très utilisé dans les domaines de la restauration rapide ou des commerces de proximité, il est un bon outil pour fidéliser la clientèle en l’incitant à revenir afin d’engranger le plus de tampons possible et profiter d’une remise commerciale. C’est un tampon entièrement personnalisable. Vous pourrez choisir d’y mettre votre propre logo, le nom de l’entreprise, mais également des motifs originaux tels que des références à votre ville par exemple.
Le tampon en bois
Pour les amateurs d’objets traditionnels, le tampon en bois vous correspondra sûrement. Un outil léger, mais solide, avec un encrage séparé, il est apprécié des chefs d’entreprise qui donnent de l’importance à l’esthétique. Le tampon en bois, au-delà de réaliser sa fonction de cacheter les documents, offre l’occasion de personnaliser votre bureau en y ajoutant une touche sobre et élégante.
Avant de choisir un tampon
Maintenant que nous avons pu voir les différents types de tampons et leurs fonctions, il faut tout de même signaler quelques points à prendre à compte avant d’effectuer votre choix. Avant de s’intéresser au prix, à la forme ou à la couleur, il convient tout d’abord de s’interroger sur le nombre de lignes dont vous aurez besoin pour votre tampon encreur. Il convient donc de bien lister toutes les mentions que vous voudrez faire apparaître sur vos documents (cf. 1), ce qui facilitera votre choix et vous évitera de vous retrouver avec un tampon illisible, car trop petit, ou à l’inverse trop grand. Demandez-vous également quel matériau vous désirez pour votre tampon.
Est-ce le tampon en bois que nous avons cité plus haut, qui malgré son élégance présente l’inconvénient de nécessiter un encreur séparé. Ou bien vous orienterez-vous vers un tampon à auto-encreur métallique. Si c’est pour un usage répété au bureau, alors c’est vers le second qu’il faudra vous tourner. Il est plus lourd, mais plus pratique et plus adapté à une cadence répétitive. Il existe également l’auto-encreur en plastique. Il est également rapide et efficace que le tampon métallique, tout en offrant l’avantage d’être plus léger et plus maniable. Cependant, il est moins solide que celui-ci. Bien sûr, si c’est pour des situations de déplacement, il faudra plutôt opter pour le tampon de poche.
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